Projet d’archivage électronique

Présentation du projet professionnel

Ce projet, actuellement en cours de réalisation au sein de la société ARKHEOS, a pour but d’archiver les serveurs de messagerie Microsoft Exchange, de notre client « La Ville de Morges », situé en Suisse.

Les systèmes informatiques, notamment les serveurs de messagerie, nécessitent de plus en plus d’espace de stockage pour pouvoir stocker une énorme quantité de données, telles que les messages électroniques, les évènements des calendriers ou encore les contacts de l’entreprise.

Il fallait donc répondre à une problématique importante : « Comment réduire la quantité de données ainsi que les coûts liés au stockage des serveurs de messagerie ? »

La réponse : « L’archivage des systèmes de messagerie »

Déroulement du projet

RECUEIL ET ANALYSE DES BESOINS

En tant que chef de projet, il est nécessaire d’établir toutes les actions utiles pour mener à bien la totalité de ce projet. Il faut donc mettre en œuvre plusieurs connaissances ainsi que compétences acquises lors de ma formation scolaire, tout particulièrement au sein de l’école d’ingénierie informatique : IN’TECH INFO.

La première étape de ce projet, réalisée il y a quelques mois maintenant, fut donc d’analyser et de définir les besoins de l’entreprise, et ce, à travers diverses réunions ou conversations téléphoniques. Cette partie, constituant l’avant-projet, a permis d’obtenir un cahier des charges clair, précis et concis du projet en cours.

CONCEPTION D’INFRASTRUCTURES SYSTÈMES ET RÉSEAUX

Une fois le cahier des charges obtenu et en tant que chef de projet, il m’a fallu formaliser et rédiger un document d’architecture de services répondant au besoin de la Ville de Morges, en tenant compte aussi bien de l’environnement technique que de l’environnement opérationnel. Ce document repris donc l’ensemble des caractéristiques techniques du système informatique, en intégrant aussi les nouveaux systèmes nécessaires au projet d’archivage. Pour ce projet, il a fallu mettre en place un serveur d’archivage, sous le système d’exploitation Microsoft Windows Server, et connecté au sein du réseau informatique avec sa propre adresse IP. De plus, il m’a fallu définir comment et où seront stockées les archives, finalement stockées au sein du serveur via 2 disques en mode RAID afin d’optimiser la qualité de service en cas de problème technique. Enfin, une sauvegarde fut définie dans cet environnement technique.

INTÉGRATION ET DÉPLOIEMENT

Pour pouvoir mener à bien le projet, il est nécessaire de reproduire sur maquette, l’intégralité de l’environnement informatique du client. L’architecture de test fut réalisée sous environnement virtualisé à l’aide de VMware ESX. J’ai donc reproduit sur maquette les serveurs suivants :

  • Un serveur Active Directory, possédant l’annuaire LDAP pour la gestion des utilisateurs
  • Un serveur Exchange pour l’envoi et la réception des messages électroniques
  • Un serveur d’archivage, comportant le service d’archivage, la base de données permettant de stocker les méta données, deux disques en RAID, et un service IIS pour la restitution des archives.
  • Un poste client, sous environnement Microsoft Windows 7 possédant Outlook

Cette architecture est considérée comme étant une architecture simple, car tous les services d’archivage, de base de données et de restitution sont stockés sur le même et unique serveur dédié.

Une fois la partie matérielle mise en place en virtualisé, je suis passé à l’installation de la solution d’archivage. Viennent ensuite les diverses phases de tests, consistant à créer des utilisateurs, générer des messages électroniques, et tester la bonne restauration en cas de problèmes, voir seulement une restitution pour visualisation.

Ces tests furent mis en place selon les règles d’archivage définies préalablement avec le client, et inscrites dans le cahier des charges. J’ai, par exemple, tester la règle d’archivage suivante :

  • Ne pas archiver les dossiers « Spams », commençant per « Perso », ou encore « Courrier indésirable ».
  • Ne pas archiver les messages non lus
  • Ne pas archiver les messages de moins de 3 jours
  • Ne pas archiver les messages comportant les mots « virus », « spam » ou « perso » dans le sujet.
  • Créer un raccourci du message, laissant alors visible les 500 premiers caractères du message

Ainsi, cette formule créant un raccourci du message d’origine, l’utilisateur ne verra que les 500 premiers caractères du message, le reste étant supprimé afin de gagner en espace de stockage. Nous obtenons alors un message électronique d’une taille de 5 Ko au lieu de 10 Ko, soit un gain de stockage d’environ 50%.

Console ArkMail

Console d’administration des tâches d’archivage

ADMINISTRATION

Lors de ce projet, il m’a fallu administrer et gérer celui-ci une fois les réalisations terminées. Des politiques de planifications d’archivage ont donc été définies dans le cahier des charges par le client, comme par exemple :

Archiver tous les utilisateurs, tous les jours de la semaine, du lundi au vendredi, à 23h

Au cours des exécutions programmées, il m’est nécessaire d’analyser et de vérifier le bon fonctionnement de la solution d’archivage. Ceci s’effectue grâce aux fichiers de logs, me permettant, via les différents niveaux d’erreurs, de vérifier si l’archivage s’est bien déroulé ou non.

Dans le cas où une erreur importante apparaît, il me faut la résoudre rapidement afin de ne pas impacter les utilisateurs lors des prochains archivages. Les erreurs étant reproduits sur maquettes, elles sont résolues rapidement et des mises à jour sont effectuées chez le client afin de corriger celles-ci.

GESTION DE LA SÉCURITÉ

Dans une solution d’archivage, la sécurité est un point primordial à ne pas négliger. Il faut éviter que tout le monde ait accès aux archives, et puisse lire le contenu personnel de chacun. Une stratégie de sécurité a donc été mise en place avec la solution d’archivage. Le principe utilise le protocole HTTP (ou HTTPS pour encore plus de sécurité) et le service IIS de Microsoft.

Lors de l’installation de la solution d’archivage, un répertoire virtuel est créé afin de contenir les DLL nécessaires à la restauration ou restitution des éléments archivés. Ce répertoire virtuel utilise un compte de service spécial, possédant aussi le droit de lecture sur les archives, et communiquant avec Microsoft Outlook. Ainsi, lors d’une demande d’un poste client pour la visualisation d’une archive, le poste client envoi les informations d’authentification d’accès et d’identifications de l’archive au IIS qui vérifie l’authentification avec l’annuaire, puis les informations d’identification sont vérifiées par la DLL dans la base de données, et, si elles s’avèrent correctes, le compte de service ouvre en lecture le message appartenant à l’utilisateur, et le renvoi dans un flux HTTP. Ceci est complétement transparent pour l’utilisateur.

ASSISTANCE ET FORMATION DES UTILISATEURS

Au cours de ce projet, deux points importants et indispensables furent réalisés et mis en œuvre par l’équipe du projet et moi-même. En effets, l’assistance aux utilisateurs est une des compétences nécessaires aux ingénieurs et à la gestion d’un projet d’archivage comme celui-ci. Ma priorité fut donc de former un des administrateurs de « La Ville de Morges ». Il m’a fallu lui transférer les connaissances ainsi que les compétences nécessaires au bon fonctionnement de la solution, soit, comment créer une nouvelle formule d’archivage, comment intégrer un ou plusieurs utilisateurs dans une tâche d’archivage, ou encore comment planifier des tâches d’archivages.

De plus, l’assistance est un point primordial. En effet, en cas d’erreur, il faut minimiser l’impact sur la production, et surtout sur les utilisateurs. J’ai donc développé un outil de gestion et de manipulation des fichiers de logs, afin d’optimiser le temps d’assistance. En effet, celui-ci repère automatiquement les lignes avec des erreurs, et en ressort les informations importantes. Il se peut, par exemple, qu’un utilisateur ne puisse plus visualiser les archives. L’administrateur de la solution me fournit par message électronique le fichier de logs, et je peux découvrir que ceci est dû à un problème du service IIS. Une fois le problème résolu, l’utilisateur peut à nouveau visualiser ses archives.

CONCLUSION

Ce projet de mise en place d’une solution d’archivage des messagerie électronique au sein de « La Ville de Morges » m’a permis de mettre en pratique toutes les techniques de gestion de projet acquises lors de ma formation. Du cahier des charges à l’analyse fonctionnelle, en passant par la spécification des besoins, de la planification des temps d’interventions et des étapes importantes du projet, vers une mise en production fonctionnelle avec une formation aux administrateurs de la société. Cette solution d’archivage, actuellement en production depuis plusieurs mois, permet ainsi un gain de stockage grâce à la compression et la création d’archives des messages électroniques des utilisateurs. Ces mêmes messages étant dédoublonnés et compressés afin d’optimiser l’espace disque, et pointant vers des métadonnées stockées dans une base de données relationnelles. La Ville de Morges est donc entièrement satisfaite de cette solution et du support fournis.

Liste des compétences utilisées au cours du projet

o Compétences Humaines

o Compétences Techniques